Wie schulen wir unsere Mitarbeiter im Umgang mit KI, damit es im Alltag auch ankommt?
Die Schulung ist gebucht, der Termin steht, alle waren da. Ob es gewirkt hat, zeigt sich erst drei Monate später, am ganz normalen Schreibtisch.
Eine einzelne Schulung macht Ihr Team noch nicht sicher im Umgang mit KI. Die Fragen entstehen später, bei der Arbeit, und dort ist der Referent nicht mehr da. Es trägt, wenn zwei Personen im Haus zuerst tief lernen und ihr Wissen dann in kleinen, wiederkehrenden Einheiten weitergeben: eine Frage je Einheit, an echten Aufgaben aus dem eigenen Unternehmen, abrufbar dort, wo die Frage entsteht.
Drei Tage externe Schulung. Ein guter Referent, begeisterte Teilnehmer, viel Geld.
Drei Monate später war im Alltag kaum noch etwas davon übrig.
Das Problem war nicht die Schulung. Das Problem war, was danach nicht passiert ist. Es gab nichts, das das Wissen gehalten hätte. Keine Wiederholung, keinen Ort zum Nachschlagen, niemanden im Haus, der es weitergetragen hätte.
Mit KI passiert gerade dasselbe
Erstmals nutzt die Mehrheit der Unternehmen in Deutschland KI, und die meisten schulen ihre Beschäftigten inzwischen dazu. So hat es der Digitalverband Bitkom am 14. September 2026 gemeldet (zur Meldung). Dazu kommt Artikel 4 der europäischen KI-Verordnung, der seit Februar 2025 von Unternehmen, die KI einsetzen, verlangt, nach besten Kräften für ausreichende KI-Kompetenz ihrer Mitarbeiter zu sorgen.
Also wird geschult. Meist so, wie man es kennt: ein Tag, ein Anbieter, alle in einem Raum oder in einer Videokonferenz. Danach ist der Termin abgehakt.
Bei KI trägt das noch weniger als bei anderen Themen. Die Werkzeuge ändern sich schneller, als ein Schulungstag alt wird. Und die eigentlichen Fragen tauchen erst auf, wenn jemand am Dienstagvormittag vor einem echten Angebot sitzt: Darf ich diese Kundendaten hier eingeben? Wie prüfe ich, ob die Antwort stimmt? Welches Werkzeug ist bei uns überhaupt freigegeben?
Diese Fragen kann ein externer Referent nicht beantworten. Er kennt Ihre Kunden nicht, Ihre Abläufe nicht und Ihre Regeln nicht.
Warum eine Schulung allein nicht trägt
Drei Gründe, und keiner davon liegt am Referenten.
Einmal gesagt ist schnell vergessen. Was nicht wiederholt wird, ist nach wenigen Tagen zum großen Teil weg. Das gilt für jedes Thema, mehr dazu steht in Wie lange darf Einarbeitung dauern?
Die Frage kommt am falschen Ort. Gelernt wird im Seminarraum, gefragt wird am Arbeitsplatz. Dazwischen liegen Wochen, und bis dahin ist die Antwort nicht mehr greifbar.
Die Regeln des eigenen Hauses fehlen. Wie man eine gute Anfrage an ein KI-Werkzeug schreibt, lässt sich allgemein lernen. Was davon bei Ihnen erlaubt ist und wie es zu Ihren Abläufen passt, nicht.
Dass Gelerntes oft nicht bei der Arbeit ankommt, beschäftigt die Forschung seit Jahrzehnten unter dem Namen Lerntransfer. Timothy Baldwin und Kevin Ford haben 1988 in einer viel zitierten Übersicht beschrieben, woran er hängt: an den Lernenden, an der Gestaltung der Schulung und an der Arbeitsumgebung danach. Der dritte Teil liegt nicht beim Anbieter. Er liegt im Unternehmen.
Zwei lernen, zwanzig profitieren
Wie es anders geht, habe ich bei einer ganz anderen Weiterbildung erlebt. Zwei Mitarbeitende gingen zu einer teuren Fachweiterbildung, die ein halbes Jahr dauerte. Danach haben wir gemeinsam ein Konzept entwickelt: Ihr Wissen ging über ein Jahr in kleinen Häppchen an das ganze Team, zwanzig Kolleginnen und Kollegen.
Alle hatten Zugang zu dem, was die beiden gelernt hatten. Ohne dass alle zur Weiterbildung mussten.
Die Weiterbildung war teuer. Der Transfer war fast kostenlos, weil wir ihn geplant haben, statt auf ihn zu hoffen.
Für KI lässt sich dieses Muster fast unverändert übernehmen. Nicht alle müssen tief einsteigen. Zwei müssen es, und sie brauchen einen Weg, ihr Wissen weiterzugeben.
So bauen Sie das auf
Erstens: zwei Personen auswählen. Nicht nach Position, sondern nach Neugier und nach Nähe zum Alltag. Oft sind es die, die ohnehin schon fragen, ob man das nicht mit KI machen könnte. Diese beiden lernen gründlich, extern oder im Haus.
Zweitens: die echten Fragen sammeln. Nicht die Themen aus dem Schulungsprogramm, sondern die Fragen, die bei Ihnen am Schreibtisch auftauchen. Welche Daten dürfen in welches Werkzeug? Wie prüfen wir eine Antwort, bevor sie an einen Kunden geht? Wie formulieren wir eine Anfrage für unser Angebot? Jede Frage wird zu einer kurzen Einheit, an einer echten Aufgabe aus dem eigenen Unternehmen.
Drittens: im Takt weitergeben, nicht an einem Tag. Lieber alle zwei Wochen eine Einheit von zehn Minuten als einmal einen ganzen Tag. Und alles liegt dort, wo man nachschlägt, wenn die Frage kommt. So entsteht nach und nach eine kleine Inhouse-Akademie für KI, gebaut aus dem, was im eigenen Haus schon da ist.
Woran Sie merken, dass es ankommt
Nicht an der Teilnehmerliste und nicht am Zertifikat. An drei Dingen im Alltag.
Die Fragen haben eine Adresse. Wer unsicher ist, weiß, wen er fragen oder wo er nachsehen kann, statt es einfach irgendwie zu machen oder es ganz zu lassen.
Dieselbe Frage kommt nicht dreimal. Wird etwas immer wieder gefragt, fehlt dazu eine Einheit. Das ist kein Versäumnis, sondern die nächste Aufgabe für die beiden, die vorangehen.
Neue Kolleginnen und Kollegen kommen ohne Einweisung hinein. Wer neu anfängt, findet die Einheiten selbst und arbeitet nach denselben Regeln wie alle anderen.
Was ich Ihnen raten würde
Buchen Sie die Schulung ruhig. Ein guter Referent bringt Ihr Team schnell auf einen gemeinsamen Stand, und das ist viel wert.
Aber planen Sie das Danach mit demselben Ernst wie den Termin. Wer trägt das Wissen weiter, in welchem Takt, und wo liegt es, wenn die Frage kommt? Wenn diese drei Antworten feststehen, ist die Schulung kein Ereignis mehr, sondern ein Anfang.
Häufige Fragen dazu
Reicht eine eintägige KI-Schulung für alle Mitarbeiter?
Als Einstieg ja, als Lösung nein. Ein Tag bringt alle auf einen gemeinsamen Stand. Die eigentlichen Fragen kommen aber später bei der Arbeit, und dafür braucht es jemanden im Haus, der sie beantwortet, und kurze Einheiten, die man nachschlagen kann.
Wer im Unternehmen sollte die KI-Schulung übernehmen?
Zwei Personen aus dem eigenen Haus, ausgewählt nach Neugier und Nähe zum Alltag, nicht nach Position. Sie lernen zuerst gründlich und geben ihr Wissen dann in kleinen Einheiten an das Team weiter. Ein externer Anbieter kann den Einstieg liefern, die Regeln des eigenen Hauses kennt er nicht.
Wie prüfen wir, ob unsere Mitarbeiter KI sicher einsetzen?
Am Alltag, nicht am Zertifikat. Drei Zeichen sprechen dafür: Die Fragen haben eine Adresse, dieselbe Frage kommt nicht dreimal, und wer neu anfängt, findet sich ohne Einweisung zurecht und arbeitet nach denselben Regeln wie alle anderen.
Wie oft sollte man KI-Schulungen wiederholen?
Statt die ganze Schulung zu wiederholen, lieber im Takt weitermachen: etwa alle zwei Wochen eine kurze Einheit zu einer Frage, die bei der Arbeit aufgetaucht ist. Weil sich die Werkzeuge schnell ändern, ist ein laufender Takt ohnehin näher an der Wirklichkeit als ein Auffrischungstag im Jahr.
Eine Frage zum Mitnehmen
Wer in Ihrem Team fragt heute schon am häufigsten, ob man das nicht mit KI machen könnte? Mit dieser Person fangen Sie an.