Wie lange darf Einarbeitung dauern?
Zwei Wochen stehen im Plan, drei Monate im Vertrag, hundert Tage im Ratgeber. Gefragt wird trotzdem noch im dritten Jahr.
Ich habe eine Fachbereichsleitung zehn Jahre lang gemacht und sie dann an eine Kollegin übergeben. Die ersten zwei Wochen täglich, danach wöchentlich, dann alle vierzehn Tage, dann monatlich, am Ende auf Zuruf.
Ein Jahr lang war es intensiv. Bis zur letzten Rückfrage waren es drei.
Und ein Jahr nach der Übergabe kam im Mai eine Frage zu dem, was im Juni ansteht. Dieselbe Frage war im Mai davor schon einmal beantwortet worden.
Nach drei Jahren hat sie die Position selbst weitergegeben. Sie hat dabei aufgegriffen, was wir beide gemacht hatten, und es lief besser. Gebraucht hat auch sie zwei Jahre, mit ähnlichen Fragen wie beim ersten Mal.
Das Problem war nicht die Übergabe. Das Problem war, was in den zehn Jahren davor nicht passiert ist.
Der Kalender ist die falsche Größe
Ein Teil jeder Stelle kommt genau einmal im Jahr vor. Bei uns lief die Übergabe deshalb irgendwann nicht mehr nach Themen, sondern nach Monaten.
Im Juni und Juli beginnt die Budgetplanung fürs Folgejahr: Material, Neuanschaffungen, Dozentenbedarf, Vergleichsangebote. Das wirkt erst im September und ist erst zum Jahresende bestätigt. Im Dezember läuft es andersherum, ist das Budget ausgeschöpft, geht kurzfristig noch etwas. Dazwischen die Prüfungsfristen im Februar, die Evaluation im März, die Ferien im April, der Ausbildungsstart am ersten September.
Wer im Juni nicht daran denkt, merkt es im Februar. Der Fehler und sein Preis liegen acht Monate auseinander, und niemand bringt beides zusammen.
Meine Kollegin hat sich daraus ein eigenes Dokument gebaut. Weil es keines gab.
Solange dieser Jahreslauf nicht einmal komplett durch ist, ist die Einarbeitung nicht durch. Das lässt sich nicht abkürzen, indem man den Plan enger schreibt.
Der Teil, den niemand mitzählt
Als leitende Führungskraft habe ich regelmäßig drei bis sechs Stunden pro Woche damit verbracht, Kollegen in wiederkehrende Aufgaben einzuweisen. Alles auf Zuruf. Kein System, nichts zum Nachschlagen.
Offiziell war die Einarbeitung dieser Leute längst vorbei. In der Kalenderwoche stand nichts davon. In meinem Kalender stand es jede Woche.
Genau das ist der Grund, warum die Frage nach der Dauer so schwer zu beantworten ist: Einarbeitung hört nicht auf, sie wird ab einem bestimmten Tag nur nicht mehr so genannt. Was danach kommt, heißt Rückfrage, Zuruf oder kurz durchklingeln, und gezählt wird es nirgends.
Dass einmal Erklärtes schnell wieder weg ist, hat Hermann Ebbinghaus schon 1885 gemessen und als Vergessenskurve beschrieben: Ohne Wiederholung fällt der größte Teil des Verlusts in die ersten Stunden und Tage nach dem Lernen. Das ist keine Frage der Begabung und keine der Aufmerksamkeit. Es ist der Normalfall, und eine Einarbeitung, die alles einmal sagt, rechnet gegen ihn.
Was die Dauer wirklich verkürzt
Es gibt den anderen Fall, und ich habe ihn erlebt. Ich habe als interner Berater einen neuen Standort aufgebaut, von der Antragstellung bis zum Personalprofil der Leitung. Der neuen Kollegin habe ich gesagt: Es wird viel zu tun sein, ich erzähle dir meine Erfahrungen und gebe dir die Abläufe, mach so viele Notizen, wie du willst.
Sie konnte schnell tippen und hat akribisch nachgefasst. Ab der ersten Minute hat sie alles mitgeschrieben, auch zu Dingen, die es noch gar nicht gab: wann welcher Interessent angerufen wird, wie auf Bewerbungen reagiert wird, wo Werbung für neue Angebote hingeht. Aufgeschrieben, bevor der erste Teilnehmer da war.
Wenn heute ein neuer Kollege kommt, greift sie darauf zurück. Nicht auf einen Abschnitt im QM-Handbuch, sondern auf etwas, das funktioniert und das sie seitdem immer wieder verbessert hat.
Kein Projekt, kein Werkzeug, keine Einführungsphase. Eine Kollegin, die mitgeschrieben hat, während jemand erzählt hat.
Ein Jahr Vorlauf klingt nach viel
Der Fall, der mich überzeugt hat, ging noch weiter. Ein Geschäftsführender ging in zwei Jahren in Rente, der Nachfolger würde frühestens ein Jahr vorher eingestellt werden. Meine Bitte an ihn war ein altes Handy, auf dem nichts drauf ist außer einem Aufnahmegerät. „Wir nehmen das schon mal auf. Ich weiß noch nicht, was wir damit machen."
Ein Jahr lang etwa wöchentlich eine Stunde am Telefon, dazwischen Termine vor Ort über sechs Stunden, Begleitung bei Veranstaltungen. Fast alles aufgezeichnet, alles im Nachgang wieder angehört. Automatisch mitschreiben lassen ging damals noch nicht. In den letzten drei Monaten haben wir daraus gemeinsam eine Essenz von sechs Stunden gebaut.
Der Nachfolger bekam sie einen Monat vor Antritt. Sein Satz danach: „Das ist Gold wert. Ich weiß ganz genau, was nächste Woche passiert. Da steht der Termin an, das ist der Kunde, und mit dem müssen wir so sprechen und nicht so."
Er hatte noch keine Stunde gearbeitet.
Ein Jahr Vorlauf klingt nach viel. Er hat dafür die Einarbeitung übersprungen, die andere drei Jahre kostet.
Drei Größen, die mehr sagen als ein Datum
Wenn Sie wissen wollen, wo Ihre Einarbeitung steht, zählen Sie nicht die Tage. Sehen Sie sich diese drei Dinge an.
Wie oft kommt dieselbe Frage nach Woche vier? Eine Frage, die zum dritten Mal gestellt wird, ist kein Zeichen von Begriffsstutzigkeit. Sie ist der Beleg dafür, dass die Antwort nirgends steht.
Wie lange dauert es bis zur ersten Ausnahme, die niemand erklärt hat? Meist wenige Tage. Der Ablauf war beschrieben, der Sonderfall nicht, und genau daran hängt die Person dann fest. Warum das kein Zufall ist, steht in Warum Dokumentation allein nicht trägt.
Was passiert, wenn der Einarbeitende zwei Wochen weg ist? Das ist der ehrlichste Test. Läuft es weiter, ist die Einarbeitung getragen. Wartet alles auf die Rückkehr, hing sie an einer Person, und dann ist sie nicht kürzer geworden, sondern nur unsichtbar.
Was ich Ihnen raten würde
Lassen Sie die Frage nach der Dauer stehen und stellen Sie eine andere: Wie oft wird bei Ihnen dieselbe Sache erklärt?
Dort liegt der Hebel. Die erste Einarbeitung dauert so lange, wie sie dauert, daran ändert kein System etwas. Die zweite kann kürzer sein, wenn beim ersten Mal etwas liegen geblieben ist, das die nächste Person findet. Nehmen Sie das Gespräch auf, statt es zu wiederholen, machen Sie daraus kurze Einheiten zu je einer Frage, und legen Sie die dorthin, wo gefragt wird.
Dann dauert Einarbeitung immer noch länger als geplant. Sie dauert nur nicht mehr jedes Mal von vorn.
Häufige Fragen dazu
Wie lange dauert die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters?
Länger als der Einarbeitungsplan sagt, und das gilt in jedem Betrieb. Der geplante Teil ist nach Tagen oder Wochen zu Ende, die Rückfragen laufen weiter. Bei einer Fachbereichsleitung, die ich übergeben habe, war das erste Jahr intensiv, und bis zur letzten Rückfrage vergingen drei Jahre.
Warum dauert Einarbeitung fast immer länger als geplant?
Weil ein Teil der Arbeit nur einmal im Jahr vorkommt. Was im Juni entschieden wird, wirkt im September und fällt im Februar auf. Diesen Teil kann niemand in der zweiten Woche erklären, er taucht erst auf, wenn er ansteht.
Wie lässt sich die Einarbeitungszeit verkürzen?
Indem die Antworten schon dastehen, bevor die Frage kommt. Wer erklärt, nimmt das Gespräch auf, statt es zu wiederholen. Daraus werden kurze Einheiten zu je einer Frage, abrufbar dort, wo die Frage entsteht. Die erste Einarbeitung dauert dann genauso lang, die zweite ist deutlich kürzer.
Wann ist eine Einarbeitung abgeschlossen?
Nicht an einem Datum, sondern an drei Anzeichen: dieselbe Frage kommt nach Woche vier nicht wieder, die erste unerklärte Ausnahme ist aufgetaucht und geklärt, und die Person kommt zwei Wochen ohne den zurecht, der sie eingearbeitet hat.
Eine Frage zum Mitnehmen
Wie oft wird bei Ihnen dieselbe Sache erklärt? Zählen Sie es eine Woche lang mit. Die Zahl beantwortet die Frage nach der Dauer von selbst.