Die meiste Zeit bei der Rechnungsprüfung geht nicht ins Prüfen. Sie geht ins Zusammensuchen: Auftrag, Lieferschein, Stundenzettel, und dazu die Frage, wer etwas weiß. Genau dieser Teil lässt sich gut an eine KI geben. Sie liest die Papiere gegeneinander und legt eine Liste hin, was passt und was nicht. Die Entscheidung, ob bezahlt oder reklamiert wird, bleibt bei Ihrem Team. Vorher muss allerdings einmal klar sein, wie bei Ihnen geprüft wird, vor allem bei den Ausnahmen.
Neulich saß ich mit einem Handwerksbetrieb zusammen, und es kam eine Zahl auf den Tisch, die mich nicht mehr losgelassen hat: Im Innendienst sind es rund drei Stunden je Rechnung.
Drei Stunden! Für eine Rechnung.
Ich habe nachgefragt, was in diesen drei Stunden passiert. Die Antwort war ganz einfach: Auftrag raussuchen, Lieferschein raussuchen, Stunden raussuchen, alles nebeneinanderlegen und schauen, ob es zusammenpasst. Passt es, Freigabe. Passt es nicht, telefonieren.
Das eigentliche Prüfen ist der kleinste Teil davon. Der Rest ist Suchen, Abgleichen und Nachfragen.
Wo die Zeit wirklich hingeht
Wer eine Eingangsrechnung prüft, beantwortet im Grunde drei Fragen. Wurde das bestellt? Wurde das geliefert oder geleistet? Stimmt der Preis? Für jede dieser Fragen liegt die Antwort in einem anderen Papier, oft an einem anderen Ort, manchmal im Kopf eines Kollegen, der gerade auf der Baustelle ist.
Und dann kommt das, was in keinem Ablauf steht. Ich kenne das aus meiner eigenen Zeit in der Verwaltung. Verbrauchsmaterial bestellen war im QM-Handbuch sauber beschrieben: Kiste auspacken, Lieferschein prüfen, unterschreiben, Rechnung und Lieferschein zusammenführen, freigeben. Was nicht drinstand: Was mache ich, wenn der Lieferschein nicht zur Rechnung passt? Was, wenn im Paket etwas anderes liegt als auf dem Lieferschein? Und an wen wende ich mich, wenn der Lieferant anruft und fragt, wann er sein Geld bekommt?
Genau dort bleibt die Zeit hängen. Nicht im Normalfall. In der Ausnahme, die jeder anders löst.
Was die KI dabei gut kann
Papiere gegeneinander lesen ist eine Aufgabe, die einer KI liegt. Positionen auf der Rechnung, Mengen auf dem Lieferschein, Stunden im Stundenzettel, Preise im Auftrag: das sind Zahlen und Bezeichnungen, die verglichen werden wollen. Das macht die KI schnell und ohne müde zu werden, auch bei der fünfzigsten Rechnung im Monat.
Bei mir läuft das so in der eigenen Buchhaltung. Kontobuchungen und Belege werden gegeneinander gelesen. Was fehlt oder nicht zusammenpasst, steht am Ende auf einer Liste. Eingehende Rechnungen landen im richtigen Ordner, an Fristen erinnert mich ein Agent rechtzeitig. Ich schaue mir nur noch die Liste an und entscheide.
Das ist der Punkt, auf den es ankommt: Die KI bereitet vor. Sie entscheidet nicht. Ob eine Abweichung von drei Euro egal ist oder ob die falsche Menge reklamiert wird, das weiß Ihr Team besser als jede Software.
Warum es nicht mit der Software anfängt
Hier liegt der häufigste Fehler. Es wird ein Werkzeug gekauft, das Rechnungen „automatisch prüft“, und nach drei Wochen prüft der Innendienst doch wieder von Hand. Nicht, weil das Werkzeug schlecht ist. Sondern weil niemand ihm gesagt hat, wie bei Ihnen geprüft wird.
Welche Abweichung ist in Ordnung? Wer gibt Rechnungen über einem bestimmten Betrag frei? Was passiert mit Teillieferungen? Woran erkennt man, dass die Stunden zum Auftrag gehören? Das sind die Regeln, nach denen Ihre erfahrenste Kollegin seit Jahren arbeitet. Aufgeschrieben hat sie sie nie. Muss sie auch nicht.
Es reicht, wenn sie es einmal erklärt. Aus diesem Gespräch wird ein kurzer Kurs für alle, die neu dazukommen, und dieselben Regeln bekommt die KI für die Vorprüfung. Einmal erklärt, zweimal genutzt. Und fällt die Kollegin aus, steht die Rechnungsprüfung nicht still.
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen bis Ende 2026, für Unternehmen mit bis zu 800.000 Euro Vorjahresumsatz bis Ende 2027. Spätestens ab 2028 kommen Rechnungen zwischen Unternehmen also, von wenigen Ausnahmen abgesehen, als Datensatz statt als Papier. Das macht das Lesen für eine Maschine leichter. Den Abgleich mit Auftrag, Lieferschein und Stunden nimmt Ihnen die E-Rechnung aber nicht ab, und die Ausnahmen schon gar nicht.
Was ich Ihnen raten würde
Bevor Sie über Werkzeuge nachdenken, schauen Sie eine Woche lang genau hin. Lassen Sie mitschreiben, wofür die Zeit bei jeder Rechnung draufgeht: Suchen, Abgleichen, Nachfragen, Freigeben. Ich wette, das Prüfen selbst ist die kleinste Zahl.
Dann wissen Sie, wo der Hebel liegt. Meistens ist es das Suchen und Abgleichen, und genau das kann die KI vorbereiten. Was danach bleibt, ist die Entscheidung. Und für die haben Sie Ihr Team.
Wie Wissen aus einem Kopf in eine Form kommt, die auch die nächste Kollegin trägt, steht in Warum Dokumentation allein nicht trägt.
Häufige Fragen dazu
Kann eine KI Rechnungen prüfen?
Sie kann Rechnungen mit Auftrag, Lieferschein und Stundennachweis abgleichen und Abweichungen auflisten. Das ist der zeitaufwendige Teil. Ob eine Abweichung in Ordnung ist, entscheidet weiter ein Mensch, der Ihre Lieferanten und Ihre Aufträge kennt.
Warum dauert die Rechnungsprüfung so lange?
Weil die Belege an verschiedenen Orten liegen und die Ausnahmen nirgends geregelt sind. In einem Handwerksbetrieb, mit dem ich gesprochen habe, waren es rund drei Stunden je Rechnung, fast alles davon Suchen und Abgleichen.
Brauche ich dafür eine neue Software?
Nicht als Erstes. Zuerst muss klar sein, wie bei Ihnen geprüft wird. Danach lässt sich die Vorprüfung oft mit dem umsetzen, was schon da ist. Wichtig ist, dass Ihre Regeln und Daten bei Ihnen bleiben und nicht an einem einzelnen Anbieter hängen.
Was ist mit dem Datenschutz?
Rechnungen enthalten Geschäftsdaten, Preise und manchmal Namen. Deshalb gehört vor jede Automatisierung die Frage, wo die Daten verarbeitet werden und wer darauf Zugriff hat. Das klären wir, bevor die erste Rechnung durch eine KI läuft, nicht danach.