Wenn in den nächsten Jahren mehrere Mitarbeiter in Rente gehen, fehlt selten der gute Wille, sondern die Zeit. Ein Wiki, das nebenbei entstehen soll, bleibt oft beim Konzept. Was trägt, ist ein Plan auf einem Blatt: wer wann geht und ob die Stelle nachbesetzt wird, je Person die drei Abläufe, nach denen am häufigsten gefragt wird, und ein fester Termin im Monat, an dem ein Ablauf im Gespräch aufgenommen wird. Wer zuerst geht, kommt zuerst dran.
Das Wissen der Kolleginnen und Kollegen, die in den nächsten Jahren in Rente gehen, sichern Sie nicht mit einem Wiki. Sie sichern es mit einem festen Termin im Monat.
Das klingt banal. Ist es auch. Und trotzdem hakt es genau daran.
Nicht mal eben nebenbei
Anfang Oktober war ich im Gespräch mit einem Gesundheitshaus, rund 180 Mitarbeitende. 25 bis 30 davon gehen in den nächsten fünf bis zehn Jahren in Rente, und es sind, so hieß es, entscheidende Kräfte. In der Verwaltung ist es noch enger: Dort gehen in höchstens fünf Jahren vier Vollzeitkräfte in den Ruhestand.
Ein Wiki war geplant. Das Konzept steht. Weitergekommen ist es nicht, wegen Urlaub und Alltagsgeschäft. Wer das Thema dort vorantreibt, sagte dazu einen Satz, der mir seitdem nicht aus dem Kopf geht:
„Das wird ja immer so ein bisschen belächelt, dass man nebenbei so läuft, und das ist nicht mal eben nebenbei.“
Genau so ist es. Wissenssicherung, die nebenbei laufen soll, läuft nicht. Nicht, weil jemand nicht will, sondern weil der Alltag immer dringender ist. Die Rente kommt in drei Jahren. Das Telefon klingelt heute.
Warum mehrere Abgänge anders sind als eine Kündigung
Bei einer Kündigung haben Sie eine Frist von wenigen Wochen und eine einzige Person. Was dann zuerst zu tun ist, steht in Wissen sichern, wenn jemand kündigt. Bei Renteneintritten ist es umgekehrt: Sie haben Jahre Vorlauf, aber mehrere Personen, und keiner der Termine fühlt sich dringend an. Das macht es tückischer. Es gibt keinen Tag, an dem alle aufwachen.
Dazu kommt eine Frage, die oft erst spät gestellt wird: Wird die Stelle überhaupt nachbesetzt?
Ein Handwerksbetrieb, mit dem ich gerade spreche, steht genau davor. Zwei Stellen gehen in rund drei Jahren in Rente und sollen nicht nachbesetzt werden. Das ändert alles. Das Wissen geht dann nicht an einen Nachfolger, der sich in Ruhe einarbeitet. Es geht an das Team, das die Arbeit unter sich aufteilt. Jeder braucht nur einen Teil davon, aber diesen Teil genau dann, wenn die Frage auftaucht.
Der Plan passt auf ein Blatt
Was trägt, ist kein großes Projekt. Es ist ein Blatt Papier mit drei Spalten.
Wer geht wann. Alle, die in den nächsten fünf Jahren in Rente gehen, mit dem ungefähren Jahr. Daneben: Wird die Stelle nachbesetzt, und wenn ja, ab wann ist jemand da, der übernimmt?
Welche drei Abläufe. Fragen Sie für jede dieser Personen das Team, wonach sie am häufigsten gefragt wird. Nicht, was das Wichtigste ist, das sie weiß. Das Häufige ist konkret, das Wichtige bleibt vage.
Wann ist der Termin. Eine feste Stunde im Monat, in der ein Ablauf im Gespräch aufgenommen wird. Wer zuerst geht, kommt zuerst dran. Beim Gesundheitshaus hieße das: erst die Verwaltung mit ihren fünf Jahren, dann die Werkstatt.
Rechnen Sie es einmal durch. Ein Ablauf im Monat sind zwölf im Jahr. Bei drei Abläufen je Person ist das ein Jahr für vier Personen. Wer fünf Jahre Vorlauf hat, kommt damit entspannt durch. Wer erst ein Jahr vor dem ersten Abschied anfängt, nicht mehr.
Sprechen statt schreiben
Das Wiki hakt oft noch an einer zweiten Stelle. Es verlangt von den Erfahrenen, dass sie schreiben. Das tun die wenigsten gern, und wer es tut, schreibt das Was auf, selten das Warum. Besser ist es, wenn derjenige, der geht, gar nicht erst anfängt, etwas aufzuschreiben. Er erklärt, jemand fragt nach, das Gespräch wird aufgenommen. Daraus werden kurze Einheiten zu je einer Frage, abgelegt dort, wo Ihr Team im Alltag sucht.
Die beste Übergabe, die ich begleitet habe, hatte ein Jahr Vorlauf, und das wichtigste Werkzeug war ein altes Handy mit einem Aufnahmegerät. Mehr Technik braucht der Anfang nicht.
Die Organisationsforscher Ikujiro Nonaka und Hirotaka Takeuchi haben 1995 in ihrem Buch „The Knowledge-Creating Company“ beschrieben, wie Wissen in Unternehmen weitergegeben wird. Den schwierigsten Schritt nennen sie Externalisierung: Erfahrungswissen, das jemand hat, ohne es ohne Weiteres benennen zu können, wird ausgesprochen und damit für andere greifbar. Nach ihrer Beschreibung gelingt das vor allem im Dialog, über Beispiele, Bilder und Vergleiche. Ein aufgenommenes Gespräch ist genau dieser Schritt.
Braucht es dafür eine eigene Stelle?
Die Frage kam im Gespräch mit dem Gesundheitshaus auch auf. Eine Vollzeitkraft nur für die Wissenssicherung ist eine große Entscheidung, und ihr Nutzen lässt sich schlecht am Umsatz ablesen. Ich halte sie für nicht nötig. Was es braucht, ist eine Person, die den Termin hält, und am Anfang jemanden, der zeigt, wie aus einem Gespräch eine Lerneinheit wird. Nach zwei, drei Abläufen kann Ihr Team das selbst. Dann wird aus dem Projekt eine Gewohnheit.
Was Sie diese Woche tun können
Nehmen Sie ein Blatt und schreiben Sie auf, wer in den nächsten fünf Jahren in Rente geht. Daneben das Jahr und ob die Stelle nachbesetzt wird. Danach wissen Sie, mit wem Sie anfangen.
Dann setzen Sie den ersten Termin. Nicht nebenbei. In den Kalender!
Warum das Gespräch mehr trägt als jede Beschreibung, steht ausführlicher in Warum Dokumentation allein nicht trägt.
Häufige Fragen dazu
Wie viel Vorlauf braucht eine Übergabe vor dem Ruhestand?
Mehr, als meist eingeplant wird. Ein Jahr ist gut, weil die Person dann noch einen ganzen Jahreslauf mit allen Sonderfällen erlebt, während aufgenommen wird. Bei mehreren Abgängen zählt vor allem der Rhythmus: ein Ablauf im Monat, und wer zuerst geht, kommt zuerst dran.
Was tun, wenn eine Stelle nach dem Renteneintritt nicht nachbesetzt wird?
Dann geht das Wissen nicht an einen Nachfolger, sondern an mehrere im Team. Klären Sie vorher, wer welchen Teil der Arbeit übernimmt, und legen Sie die Abläufe als kurze Einheiten zu je einer Frage ab. So findet jeder genau den Teil, den er braucht.
Warum bleibt ein Firmenwiki oft beim Konzept stehen?
Weil es nebenbei entstehen soll und weil es von den Erfahrenen verlangt, dass sie schreiben. Beides verliert gegen den Alltag. Ein fester Termin im Monat und ein aufgenommenes Gespräch statt eines Textes bringen es weiter als ein besseres Werkzeug.
Brauchen wir für die Wissenssicherung eine eigene Stelle?
Nicht unbedingt. Es braucht eine Person, die den Termin hält, und am Anfang jemanden, der zeigt, wie aus einem Gespräch eine Lerneinheit wird. Nach zwei, drei Abläufen kann Ihr Team das selbst.