Als Erstes lohnt sich nicht der Ablauf, der am meisten beeindruckt, sondern der langweiligste: einer, der jede Woche kommt, fast immer gleich läuft und dessen Ergebnis ein Mensch schnell prüfen kann. Bevor die KI ihn übernimmt, erklärt ihn jemand einmal, samt Ausnahmen. Die Reihenfolge ist deshalb immer dieselbe: das Team mitnehmen, den Ablauf sichtbar machen, dann automatisieren. Die KI bereitet vor, die Entscheidung bleibt bei Ihrem Team.
Zuerst automatisieren Sie den Ablauf, den Ihr Team jede Woche gleich macht und am liebsten nie wieder machen würde. Nicht den, der in der Präsentation am meisten hermacht.
Das klingt unspektakulär. Genau deshalb funktioniert es.
Zwölf Kolleginnen und Kollegen, zwölf Stände
In Folge 3 unseres Podcasts Mensch. Maschine. Macher. ging es um ein Bild, das viele Inhaber kennen. Im Innendienst sitzen zwölf Kolleginnen und Kollegen, und jede und jeder steht an einer anderen Stelle. Die eine hätte am liebsten ihre Schreibmaschine zurück. Der andere fragt seit Monaten, warum man das überhaupt noch so macht. Und der Inhaber weiß: Wenn er heute nicht anfängt, ist er in zwei Jahren abgehängt.
Wo er anfangen soll, weiß er nicht.
Damit ist er nicht allein. Eine Finanzberaterin, die inhabergeführte Produktionsunternehmen begleitet, hat mir im September erzählt, dass viele Geschäftsführer gar nicht sagen können, was sie eigentlich digitalisieren wollen. Nicht aus Desinteresse, sondern weil ihre Abläufe selbst nicht klar sind. Und was niemand erklären kann, kann man auch keiner Maschine beibringen.
Die Reihenfolge, die trägt
Deshalb fange ich nie beim Werkzeug an. Die Reihenfolge ist immer dieselbe: erst das Team mitnehmen, dann die Abläufe sichtbar machen, und erst danach automatisieren.
Das Team kommt zuerst, weil die zwölf Stände sonst bleiben. Wer der Schreibmaschine nachtrauert, muss nicht davon überzeugt werden, dass KI großartig ist. Er muss sehen, dass ihm eine Arbeit abgenommen wird, die ihn selbst nervt. Und wer schon ungeduldig ist, braucht einen Rahmen, damit er nicht jeden Tag ein neues Werkzeug ausprobiert.
Die Abläufe kommen als Zweites, weil eine KI nur so gut arbeitet wie die Erklärung, die sie bekommt. Das heißt nicht, dass jemand ein Handbuch schreiben muss. Es reicht, wenn die Person, die es am besten kann, einmal erzählt, wie es läuft, und jemand nachfragt. Vor allem bei den Ausnahmen.
Woran Sie den ersten Kandidaten erkennen
Für den ersten Ablauf stelle ich vier Fragen.
Kommt er oft vor? Jede Woche ist gut, jeden Tag ist besser. Was einmal im Jahr passiert, lohnt den Aufwand am Anfang selten.
Läuft er fast immer gleich? Ausnahmen sind erlaubt, solange jemand sie benennen kann. Ein Ablauf, den jeder im Team anders macht, ist kein Kandidat. Er ist eine Baustelle, und die kommt vorher dran.
Lässt er sich in einer Stunde erklären? Wenn nicht, ist er zu groß. Dann zerlegen Sie ihn und nehmen das erste Stück.
Lässt sich das Ergebnis schnell prüfen? Eine Liste, eine Tabelle, ein Entwurf, auf den ein Mensch kurz schaut und dann entscheidet. Je schneller dieser Blick geht, desto besser eignet sich der Ablauf.
Was dabei herauskommt, ist fast nie ein glänzendes Projekt. Es ist Abtippen, Abgleichen, Ablegen und Erinnern. Die Arbeit, über die in keinem Meeting gesprochen wird und die trotzdem jede Woche Stunden frisst.
Fünfundvierzig Bewerbungen
Wie banal der Anfang sein darf, habe ich vor einigen Wochen erlebt. Ein Mann, der acht Pflegedienste verantwortet, erzählte mir im Gespräch, er sei noch nicht dazu gekommen, 45 Bewerbungen in seine Datenbank einzutragen. Die Datenbank war ein Google Sheet mit Eingabemaske. Jede Bewerbung wurde von Hand abgetippt, und wer ein Word-Dokument geschickt hatte, wurde erst einmal ausgedruckt.
Ich habe mir den Ordner freigeben lassen und ihn der KI gegeben. Zehn Minuten später habe ich ihn angerufen: Hier ist die Tabelle.
Kein Zukunftsbild, keine Strategie. Eine Arbeit, die am nächsten Tag weg war. Und sie besteht alle vier Fragen: Sie kommt ständig, läuft immer gleich, ist in fünf Minuten erklärt, und ob die Tabelle stimmt, sieht man auf einen Blick.
Eines gehört gerade bei Bewerbungen dazu. Das sind personenbezogene Daten. Wo sie verarbeitet werden und wer darauf zugreifen kann, klären Sie, bevor die erste Bewerbung durchläuft. Das ist kein Kleingedrucktes, das ist Teil des Ablaufs.
Was bei Ihrem Team bleibt
Bei mir laufen inzwischen mehr als zehn Abläufe automatisch, von der Buchhaltung bis zur Wiedervorlage im Vertrieb. Bei allen gilt dieselbe Teilung: Die KI liest, vergleicht, sortiert und bereitet vor. Ich entscheide, unterschreibe und führe das Gespräch.
Diese Grenze sollten Sie am Anfang bewusst ziehen. Entscheidungen mit Ermessen, das Gespräch mit dem schwierigen Kunden, die Frage, ob eine Abweichung egal ist oder reklamiert wird: Das bleibt bei Ihrem Team. Wie das bei Eingangsrechnungen konkret aussieht, steht in Rechnungsprüfung automatisieren.
Der Informatiker und Managementautor Michael Hammer hat 1990 in der Harvard Business Review einen Aufsatz mit dem Titel „Reengineering Work: Don’t Automate, Obliterate“ veröffentlicht. Sein Vorwurf an die Unternehmen: Sie setzten Computer ein, um alte Abläufe schneller zu machen, statt zu fragen, ob diese Abläufe überhaupt noch Sinn ergeben. Er nannte das, Trampelpfade zu pflastern. Mit KI stellt sich dieselbe Frage neu. Wer einen unklaren Ablauf automatisiert, hat danach einen schnellen unklaren Ablauf.
Was Sie diese Woche tun können
Fragen Sie Ihr Team, nicht sich selbst: Welche Aufgabe macht ihr jede Woche gleich und würdet sie am liebsten nie wieder machen? Schreiben Sie die Antworten auf ein Blatt und legen Sie die vier Fragen von oben daneben.
Der Ablauf, der alle vier besteht, ist Ihr Anfang. Die Kollegin, die ihn am besten kann, erklärt ihn einmal. Mehr braucht der erste Schritt nicht!
Wie aus so einer Erklärung etwas wird, das auch die nächste Kollegin trägt, steht in Warum Dokumentation allein nicht trägt.
Häufige Fragen dazu
Welche Aufgaben kann KI nicht übernehmen?
Alles, wofür es Ermessen, Verantwortung oder eine Beziehung braucht: die Entscheidung, ob bezahlt oder reklamiert wird, das schwierige Kundengespräch, die Freigabe. Vorbereiten kann die KI vieles davon, also lesen, vergleichen und Entwürfe schreiben. Entscheiden sollte am Ende ein Mensch aus Ihrem Team.
Müssen wir unsere Abläufe dokumentieren, bevor wir KI einsetzen?
Nicht im Sinne eines Handbuchs. Es reicht, wenn die Person, die den Ablauf am besten kennt, ihn einmal erklärt und dabei die Ausnahmen nennt. Aus diesem Gespräch entstehen die Anleitung für die KI und eine kurze Lerneinheit für Ihr Team.
Woran erkennt man, ob sich ein Prozess für KI eignet?
An vier Dingen: Er kommt oft vor, läuft fast immer gleich, lässt sich in einer Stunde erklären, und sein Ergebnis kann ein Mensch schnell prüfen. Ein Ablauf, den jeder im Team anders macht, eignet sich noch nicht. Er muss erst geklärt werden.
Wer im Unternehmen sollte die Automatisierung vorantreiben?
Jemand, der den Alltag kennt und dafür Zeit bekommt, nicht nebenbei. Oft ist das nicht die Person mit dem größten Technikinteresse, sondern die, der der Ablauf selbst auf die Nerven geht. Die Geschäftsführung setzt den Rahmen und entscheidet, was die KI darf.